業務用コピー機・複合機の便利な機能と使い方まとめ

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コピー機・複合機

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複合機の便利機能について

最近の複合機は、印刷・コピー・スキャン・FAXだけでなく、業務をより快適にする機能が充実しています。
ここでは、お客様からご相談いただくことの多い人気機能を中心に、日々の業務で役立つ便利機能をご紹介いたします。

人気の便利機能 TOP5

1|クラウド連携機能

クラウド連携は、複合機でスキャンした文書をOneDriveやGoogle Driveなどに直接保存できる機能です。

保存したデータは、パソコンやスマートフォンから確認できるため、紙の回覧や保管の手間を減らせます。

ココが便利!

  • circlePCを使わずに、複合機から直接クラウドへ保存・共有できる
  • circle外出先やテレワークでも、社内の書類にアクセスしやすい
  • circleUSB紛失リスクのあるUSBメモリを使わない運用に切り替えやすい
  • circle紙の書類を効率よく電子化できる
クラウド連携

2|ペーパーレスFAX

ペーパーレスFAXは、受信したFAXを紙に印刷せず、パソコンやメールで直接確認できる機能です。

あらかじめ設定すれば、送信元や担当者ごとにデータを自動振り分けできる機種もあります。

画面上で内容を把握できるため、ペーパーレス化やコスト削減を進めたい企業に最適です。

ココが便利!

  • circleFAXを印刷しないため、用紙やトナーのコストを抑えられる
  • circleテレワーク中や外出先からでも、届いたFAXをすぐに確認できる
  • circle自動振り分けで仕分けミスを防ぎ、配布や確認の手間を減らせる
ペーパーレスFAX

3|まとめてスキャン(マルチクロップ機能)

まとめてスキャン(マルチクロップ機能)は、名刺や領収書などの小さい原稿をまとめてスキャンし、個別のデータとして切り分けて保存できる機能です。

領収書処理が多い経理・総務部門や、名刺をまとめて管理したい営業部門などで広く活用されています。

ココが便利!

  • circle領収書や伝票をまとめてスキャンし、自動で分割保存できる
  • circle複数の名刺も一度にデータ化でき、整理や共有がしやすい
  • circle細かい紙書類を扱う業務の、処理の手間を大幅に減らせる
まとめてスキャン

4|OCR機能(文字認識)

OCR機能は、スキャンした紙書類の文字を読み取り、テキストデータに変換する機能です。

紙のまま保管していた契約書や申請書も、キーワードで簡単に検索できるようになります。

ココが便利!

  • circlePDF化した書類も、キーワード検索で探しやすくなる
  • circle書類名を入力しなくても、記載内容からすぐに見つけられる
  • circle保管棚を探す時間を減らし、書類管理をラクにできる
OCR機能

5|認証機能

認証機能は、印刷する人を指定し「本人が複合機の前に来たときだけ出力できる」ようにする機能です。

パスワードを入力するプライベートプリントや、社員証などをかざすICカード認証などがあります。

印刷物の取り違えや放置を防げるため、機密書類を扱う部署や士業の事務所に最適です。

ココが便利!

  • circle機密性の高い重要文書を、安全に印刷できる
  • circle印刷物の取り違えや放置による情報漏えいを防げる
  • circle誤印刷や無駄な出力を減らし、コストを抑えられる
認証機能

目的別|便利機能まとめ

日々の手間を減らす業務効率化

  • クラウド連携

    複合機でスキャンした文書を、OneDriveやGoogle Driveなどのクラウドサービスへ直接保存できる機能です。保存データはパソコンやスマートフォンからいつでも確認でき、紙の回覧や保管の手間を省くことができます。

  • まとめてスキャン(マルチクロップ機能)

    名刺や領収書などの小さな原稿をまとめてスキャンし、自動的に1枚ずつ切り分けて保存できる機能です。領収書を多く処理する経理・総務部門や、名刺をまとめて管理したい営業部門で広く活用されています。

  • ADF(自動原稿送り装置)

    複数枚の原稿をまとめてセットし、自動で1枚ずつスキャンやコピーができる機能です。1枚ずつ差し替える手間を省くことができ、両面原稿の読み取りに対応した機種もあります。

  • フィニッシャー

    ホチキス留め、パンチ穴あけ、折りたたみなど、印刷後の仕上げ作業を自動で行う機能です。提案書や申請書をまとまった部数で印刷する際、手作業による仕上げの手間を大幅に省けます。

  • ソート機能

    複数部を印刷したときに、自動で1部ずつページ順にまとめて出力する機能です。印刷後の手作業による並べ替えが不要になり、会議資料の配布や製本作業をスムーズに進められます。

  • IDカードコピー/IDカードスキャン

    運転免許証などの両面があるカードの表と裏を、1枚の用紙にまとめてコピー・スキャンできる機能です。機種によっては自動で中央に配置(センタリング補正)されるため、細かく位置を合わせる手間も省けます。

  • リテンション/ドキュメントファイリング

    よく使う帳票や定型書類のデータを保存し、必要なときに複合機から直接印刷できる機能です。印刷やスキャンしたデータを複合機本体に保管しておけるため、毎回パソコンを立ち上げてファイルを開く手間を減らせます。

  • 割り込み印刷

    大量印刷の途中でも、急ぎの資料を優先して先に出力できる機能です。会議資料や至急の書類など、他の人を待たせたくない場面で役立ちます。

  • 原稿サイズ混在でも自動で用紙を選ぶ機能

    異なるサイズの原稿をまとめてセットしても、自動でサイズを判別して適した用紙で印刷・コピーできる機能です。サイズごとに原稿を仕分ける手間が省け、複数サイズの資料作成をスムーズに進められます。

紙を減らして管理しやすくペーパーレス推進

  • OCR機能(文字認識)

    スキャンした原稿の文字を読み取り、キーワード検索ができるデータに変換する機能です。紙文書を電子化したあとも必要な情報をすぐに見つけられ、書類の保管や共有の手間を大幅に減らせます。

  • モバイル連携(スマホ・タブレット対応)

    スマートフォンやタブレット内のファイルを直接印刷したり、スキャンデータを端末へ保存したりできる機能です。外出先や現場からでも使いやすく、データの共有や書類の持ち出しがさらにスムーズになります。

  • 画像欠損検知

    紙折れや付箋の重なりなどでスキャン画像が欠けた際、その欠損を検知して知らせる機能です。再スキャンが必要な原稿にその場で気づくことができ、電子化後の再確認や修正の手間を大幅に減らせます。

  • ペーパーレスFAX

    受信したFAXを紙に印刷せず、パソコンの共有フォルダやメールなどで直接確認できる機能です。あらかじめ設定しておくことで、送信元や担当ごとにデータを自動で振り分けられる機種もあります。

印刷コストをかしこく削減コスト削減

  • 両面印刷・集約印刷

    1枚の用紙に表裏の両面を印刷したり、複数ページを1枚にまとめて出力したりできる機能です。紙の使用量を大幅に減らすことができ、分厚くなりがちな会議資料や配布物も、よりコンパクトに仕上げられます。

  • 白紙スキップ

    白紙ページを自動で検出し、スキャンや印刷の対象から除外する機能です。誤って白紙を混ぜてしまった際の無駄な出力を防ぎ、用紙代やカウンター料金のムダを確実に抑えられます。

  • 低電力モード

    一定時間操作がないときや夜間・休日などに、自動で電力消費を最小限に抑える省エネ機能です。必要以上の電力を使わないよう自動調整されるため、オフィス全体の電気代のムダを賢く減らせます。

  • 2色刷り

    黒ともう1色(赤や青など)を組み合わせて印刷できる機能です。モノクロ印刷よりも強調したい箇所がひと目で分かりやすくなり、用途や保守契約の内容によっては、フルカラーよりも印刷コストを抑えられる場合があります。

情報漏えいをしっかり防ぐセキュリティ対策

  • 認証機能

    印刷する人を特定し、「本人が複合機の前に来たときだけ出力できる」ようにする機能です。パスワードを入力して出力するプライベートプリントや、社員証などのICカードをかざして印刷するICカード認証などがあります。

  • 地紋印刷機能

    文書に特殊な模様や文字を埋め込み、コピーした際に「複写禁止」などの注意文が浮かび上がるようにする機能です。原本とコピーの判別が容易になり、重要書類の不正な複製や持ち出しを抑止する効果があります。

  • ウォーターマーク/スタンプの検知(無断コピー対策)

    スキャン時に文書内の「社外秘」や「Confidential」といった文言を検知し、自動で読み込みを停止する機能です。重要情報の不用意な持ち出しや誤操作を未然に防ぎ、外部へのデータ流出リスクを効果的に低減できます。

  • データ保護(暗号化・ログなど)

    複合機の通信経路や内部の保存データを守るためのセキュリティ機能です。暗号化通信や詳細な操作ログの記録により、社内ネットワークを介した不正アクセスや、人為的な情報漏えいリスクを確実に低減します。

社外向け資料の見栄アップ高品質出力

  • イメージ合成機能(カスタムイメージ)

    会社のロゴや「社外秘」などの定型テンプレートを登録し、コピー時に原稿と合成して出力できる機能です。社内書類や配布資料の見た目を簡単に揃えたいときに役立ちます。

  • 長尺・ポスター・封筒の印刷

    長尺紙や封筒、耐水紙などの特殊な用紙への印刷に対応する機能です。店舗の掲示物やDM、屋外用チラシなどを社内で手軽に作成できるため、外注コストの削減や急ぎの販促資料作りが必要な場面で役立ちます。

  • 超解像度印刷

    画像処理技術により文字や写真の輪郭を補正し、細部までくっきりと見やすく印刷する機能です。ロゴや写真を含むプレゼン資料などの見栄えをより美しく整え、相手に伝わりやすい高品質な書類を作成できます。

便利機能に関するよくあるご質問

  • A

    機種ごとに、標準で搭載されている機能と、オプションとして追加費用がかかる機能が異なります。また、機種によっては対応できない機能もあるため、利用したい機能がある場合は事前にご相談ください。

  • A

    後から機能を追加できる場合もありますが、機種や機能によって対応の可否は異なります。ご希望の機能が後付けできるかどうかは、販売店に直接確認してみましょう。

  • A

    無線LANは、対応機種であれば標準機能またはオプションで利用できます。レイアウト変更が多いオフィスでは、配線を減らせる点がメリットです。ただし、設置場所の電波環境によっては通信が不安定になることがあり、その場合は有線LANをおすすめすることもあります。

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