■コピー機・複合機

ポイント 1印刷速度

コピー機・複合機は印刷速度が速い機種ほど高スペックで、本体価格も高くなります。

同じメーカーでも25枚/分の機種と50枚/分の高速機種では、本体価格に50万円以上の差が出ることもあります。
どれくらいの枚数を印刷するか、毎月の印刷枚数を基準に、自社に必要なスペックを選ぶことが大切です。

初めて導入される方は、簡易シミュレーションで月間印刷枚数を算出してみましょう。

「月間印刷枚数」に応じた「印刷速度」の早見表

月間印刷枚数	印刷速度	タイプ
500~3,000枚	20~25枚/分	コスト重視
3,000~5,000枚	25~30枚/分	バランス重視
5,000~7,000枚	30~45枚/分
7,000~9,000枚	45~60枚/分	スピード重視/大量印刷
9,000~11,000枚	60~70枚/分
11,000枚~	70枚/分~

月間印刷枚数について詳しく見る arrow_forward

ポイント 2モノクロ機 or カラー機

モノクロ機とカラー機の違いは、費用よりも用途や使い方で考えることが重要です。

カラー機は、提案書・プレゼン資料・チラシなど、見た目や印象を重視する印刷が多い企業に向いています。
一方で、請求書・伝票など、モノクロ印刷がメインの場合はモノクロ機のほうが向いています。カラー機と比べて本体価格が安く、リース料金もその分抑えられます。

初めて導入される方は、簡易シミュレーションで月間印刷枚数を算出してみましょう。

まずは普段どんな印刷をすることが多いかを整理し、自社の業務に合ったタイプを選びましょう。

モノクロ・カラーの本体価格の違い

一般的に、同クラスの機種で比べるとカラー複合機はモノクロ機より20〜30％ほど高く、導入費用だけでなく保守費用にも差が出ます。

以下は、同一メーカーの同等クラス（毎分20〜30枚機）の価格比較例です。

ポイント 3A3対応機 or A4対応機

コピー機・複合機は、対応できる用紙サイズによって「A3対応機」と「A4対応機」に分かれます。

一見するとA3対応機のほうが万能に見えますが、本体価格や保守費用が高く、印刷コストも上がりやすいという側面があります。

「普段どんな書類を、どのくらいの頻度で印刷するか」を想定しておくことで、自社に要なサイズが見えてくるでしょう。

ポイント 4機能・オプション

複合機の一般的な機能はコピー、プリント、スキャン、ファックスの4つですが、その他にも業務を効率化するさまざまな便利機能があります。

メーカーや機種によって標準搭載されている機能や追加できるオプションが違うため、自社の使い方に合わせて選びましょう。

• 自動原稿送り装置（ADF）

  複数ページの原稿を自動でスキャン・コピーできます。

• フィニッシャー

  印刷後に自動でホッチキス留めやパンチあけ、紙折りなどの仕上げ加工ができます。

• モバイル・アプリ連携

  スマートフォンやタブレットから直接印刷やスキャンができます。

• クラウド連携

  クラウドストレージとの連携により、電子化した文書の保存や共有が簡単に行えます。

• 認証機能

  ICカード等で本人認証を行い、不正利用を防ぎます。

• セキュリティ機能

  暗号化通信やデータ消去、アクセス制限により、データの安全性を高めます。

• ペーパーレスファックス

  受信したFAXをパソコンの共有フォルダーやメールの受信ボックスに直接保存できる機能です。紙を使わずにFAXを管理できます。

• 長尺・ポスター・封筒の印刷

  通常の用紙サイズに加え、長尺やポスター、封筒など特殊なサイズにも対応する機能です。

便利機能について詳しく見る arrow_forward

ポイント 5本体サイズ

コピー機・複合機を選ぶ際には、本体サイズも必ず確認しましょう。

卓上に置けるコンパクトなタイプも存在しますが、コンビニに置いてあるものが「一般的なサイズ」です。
会社の広さによっては、搬入や設置が難しい場合もあるため、事前に設置場所の採寸をしておきましょう。

また、壁にぴったりつけてしまうと、用紙やトナーの補充、点検がしにくくなることがあるので、周囲に十分なメンテナンススペースを確保できるようにしておきましょう。

ポイント 6導入方法

コピー機・複合機の導入方法には、主に「リース」「レンタル」「購入」の3つがあります。このうち、短期的なイベントや一時的な利用を除けば、多くの企業が選ぶのは「リース」または「購入」です。
どちらが適しているかは、企業の利用状況や目的によって異なります。

以下のポイントを参考に、自社に合った導入方法を検討しましょう。

複合機の導入方法「リース・新品購入・中古購入」の比較

以下に、導入方法ごとの特徴をわかりやすくまとめています。

• 

  リースが
  向いているケース

  • ・初期費用を抑えたい
  • ・月々のコストを一定額にしたい
  • ・3年以上の利用を考えている
  • ・月間印刷枚数が多い
  • ・最新機種や新しい機能を使いたい

  リースについて詳しく見る arrow_forward

• 

  新品購入が
  向いているケース

  • ・十分な資金がある
  • ・長期的に見て総額コストを抑えたい
  • ・3年以上の利用を考えている
  • ・月間印刷枚数が多い

• 

  中古購入が
  向いているケース

  • ・導入コストをできるだけ抑えたい
  • ・利用期間が3年未満と短い予定である
  • ・与信審査の都合でリース契約が難しい

  中古購入について詳しく見る arrow_forward

契約前に確認！業者選びのポイント

コピー機・複合機は長く使う機器だからこそ、価格だけでなく導入後のサポートや業者の信頼性も踏まえて選ぶことが大切です。

• 01

  金額だけで判断しない

  価格だけでなく、サポート体制も確認しましょう。メーカー保守に加えて自社でメンテナンス対応している業者なら、より安心です。

• 02

  消耗品費の扱いを確認

  トナー代や部品代が保守内容に含まれているかを確認しましょう。カウンター料金を「無料」としていても、実際には消耗品が別料金になるケースがあるため注意が必要です。

• 03

  見積もりの内容を確認

  リース期間は一般的に3～7年ですが、中心は5年契約です。長期になるほど月額は安くなりますが総額は高くなるため、契約前に期間と総額を必ず確認しましょう。