複合機の保守契約完全ガイド！料金や種類、選び方から注意点まで解説！

業務用の複合機・コピー機は、印刷・スキャン・FAXなど、日々の業務を支える機器です。
故障や不調が起きると作業が滞り、業務全体に影響が出るため、安定して使い続けるには保守契約が欠かせません。

複合機の保守は主に「カウンター保守」「キット保守」「スポット保守」「年間保守」といった種類に分かれており、それぞれ仕組みや費用の考え方が異なります。違いを正しく理解していないと、契約後に思わぬコストやトラブルにつながることがあります。

そこで本記事では、複合機の保守について、基本的な仕組みから契約の種類、料金相場をわかりやすく解説します。
また、契約時に見落としがちな注意点や、トラブルを防ぐためのチェック項目もご紹介します。
この記事を読めば、自社に合った保守の選び方のヒントが見つかるかと思います。
複合機・コピー機の保守契約で悩まれている方は、ぜひ参考にしてみてください。

複合機・コピー機の保守契約とは

保守契約とは

複合機・コピー機の保守契約とは、保守料金を支払うことで、定期的なメンテナンスや修理サポートを受けられるサービスのことです。

保守契約を結んでおくことで、万が一の故障時も修理費用が基本的に無料となり、メーカーや販売店による迅速な対応を受けられます。

カウンター保守契約の料金相場

• テナントの入退去や移転が多い企業
• 定期的にコスト見直しを行う業態
• 複数拠点の電力管理を効率化したい事業者

保守契約とは

スマホの内線化とは、個人のスマートフォンや社用スマホに専用のアプリなどをインストールすることで、ビジネスフォンの機能である「内線」「外線」「転送」などを利用できるようにする仕組みです。

従来のオフィスでは、ビジネスフォンと呼ばれる業務用の電話機が主流でした。これは、PBXという装置を社内に設置し、複数の外線と内線を効率的に管理するシステムです。社員はデスクに置かれた固定電話機を使って、内線通話で社員同士の無料通話を行ったり、かかってきた外線を担当者に取り次いだりしていました。

スマホ内線化は、このPBXの機能をクラウド上やアプリで実現することにより、スマートフォンをビジネスフォンの「子機」のように使えるようにします。これにより、オフィスにいるのと同じ感覚で、どこにいても会社の電話対応が可能になるのです。社員間の通話はもちろん内線扱いになり、自分のスマホから会社の代表番号で発信することもできます。

参考：日経新聞「NTT東西「フレッツ光」通信障害、最大44.6万回線に影響」、日経新聞「NTT東西に行政指導、総務省　4月の通信障害で」

複合機・コピー機に保守は必要？

業務用の複合機は、非常に精密な機械です。

使用環境や稼働状況によって性能に影響が出ることもあるため、専門技術者による定期的な点検やメンテナンスが欠かせません。
修理には高額な費用がかかることもあり、実費での対応を続けると大きな負担になります。そのため、保守契約への加入が前提となっています。

保守契約を結んでおけば、万が一故障時も迅速な修理対応を受けられます。また、定期的なメンテナンスを受けることで、機器を長く安定して使い続けることができるでしょう。

予期せぬ修理費や業務の停滞を防ぐためにも、保守契約の必要性を理解しておくことが重要です。

複合機の保守の種類と料金相場

ここでは、代表的な保守の種類と、それぞれの料金相場について詳しく解説します。

カウンター保守契約

「カウンター保守契約」は印刷した枚数に応じて料金が発生する従量制の契約形態です。

法人で導入されている複合機のうち、約8割がこのカウンター保守契約を採用しており、最も一般的な保守契約です。

カウンター料金には、トナーや感光体（ドラム）などの消耗品代のほか、修理に必要な部品代、修理点検代などが含まれています。印刷した分だけ料金が発生するため、毎月の経費を把握しやすく、コストを計画的に管理できます。

万が一トラブルが起きても迅速な修理対応を受けられるため、導入後も安心です。
印刷量が多い企業や、コスト管理を重視する企業に特に適した契約形態といえるでしょう。

カウンター保守契約の料金相場

モノクロ	2色カラー	フルカラー
1～3円/枚	5円～10円/枚	10～20円/枚

機種や契約先によって単価は変動しますが、モノクロ印刷で1枚あたり1〜3円、2色カラーでは5〜10円、フルカラーの場合は10〜20円が一般的な相場となっています。

カウンター保守契約は、毎月どれだけ印刷したかで料金が決まる仕組みです。

しかし、この契約には「月額基本料金（2,000～18,000円程度）」が設定されているため、1か月の印刷枚数が少なく、カウンター料金の合計が基本料金を下回った場合でも、最低限、この基本料金は支払う必要があります。

印刷枚数が極端に少ない場合はやや割高に感じるかもしれませんが、トナー交換や修理などの費用を都度負担する必要がないため、一般的なオフィスでの利用であればメリットの多い契約形態といえるでしょう。

カウンター料金についてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

スポット保守

「スポット保守」は保守契約を結ばず、トラブル発生時にその都度修理を依頼する形態です。

保守費用が発生するのは故障や不具合が起きたときだけですが、修理のたびに作業費・部品代・出張費など、保守サービスにかかるすべての料金がかかってきます。
拠点が遠方の場合は、宿泊費が加算されるケースもあります。

また、トナーが切れた場合も、トナー代をその都度負担しなければなりません。

そのため、スポット保守が実用的と言えるのは、印刷頻度が非常に少なく、突発的な修理費を許容できる企業に限られるでしょう。

スポット保守の料金相場

• 1回あたり：5～8万円程度 （出張費・技術料・部品代などを含む）

スポット保守は、都度見積もりとなるため、はっきりした料金相場を示すのは難しいです。ここで紹介している金額は、あくまで一般的な目安として参考にしてください。

故障の内容によっては、部品代が高額になり、修理費が10万円を超えるケースもあります。

突発的な出費を避けたい場合や、費用を計画的に管理したい場合は、あらかじめその他の保守契約を結んでおくほうがいいでしょう。

キット保守契約

「キット保守契約」は、「トナーと保守サービスがセットになった価格のトナー」を購入し、そのトナーを使い切るまで無償で保守を受けられる契約形態です。
トナー代の中に、修理に必要な部品や作業費があらかじめ含まれているため、別途保守料金を支払う必要がありません。

トナーがなくなった時に追加分を購入すれば、保守サービスもそのまま継続されます。

印刷枚数が少ない企業や、使用にばらつきがある環境で費用を抑えたい場合に向いています。ただし、適用できる機種が限られている点には注意が必要です。

キット保守契約の料金相場（例）

項目	内容例
想定価格	約70,000円（税別）
印刷可能枚数	約5,000枚（※A4・普通紙）
対象機種	主にモノクロ複合機
想定月額換算	月500枚程度の使用で実質4,000〜7,000円相当

契約期間中は、必要に応じてトナーを何度でも買うことができます。ただし、契約終了後にトナーが余っていても、返金や期間延長ができないケースが多いため、購入条件と契約期間の扱いは事前に確認しておくことが大切です。

年間保守契約

「年間保守契約」は、年単位で保守サービスを受けられる契約です。主に卓上型の小型複合機に適用されることが多く、オフィスでよく見るような大型の複合機ではあまり採用されません。

月間の印刷量が少ない企業や、年間の保守費用をあらかじめ固定化したい企業に向いています。

年間保守契約の料金相場（小型複合機の場合）

• 年間費用：2～3万円程度

小型複合機の場合の年間保守契約の費用目安は、2〜3万円程度です。
ただし、トナー代が別途必要になるケースが多いため、契約前に総コストを確認しておくことが重要です。

複合機保守の比較

ここまで紹介した4種類の保守方式をまとめると下記のようになります。
特徴の違いを把握しておくと、印刷量や運用に合う契約を選びやすくなります。

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複合機の保守を結ぶ際の注意点

注意点①：販売店によって対応品質に差がある

複合機・コピー機の保守は、メーカーが直接対応する場合と、販売店が独自に保守を行う場合があります。

たとえば、故障が起きたときの初動対応の速さや、技術者の経験、休日対応の有無などは、メーカーや保守会社によって異なります。
特に、地方や離島などサポート拠点が少ない地域では、修理対応までに時間がかかることもあります。

「どこまで対応してもらえるのか」「どれくらいの時間で対応してもらえるか」を事前に確認し、自社のニーズに合った販売店を選ぶことが重要です。

注意点②：「格安契約」の落とし穴に注意

保守料金が極端に安い契約は、トラブル時に追加費用が発生しやすいため注意が必要です。

たとえば、次のようなケースがあります。

• トナー代や部品代が契約範囲に含まれておらず、別料金になる
• 緊急対応の際に特別な出張費が上乗せされる
• 定期メンテナンスのたびに不要な交換や提案が続く

月額が安くても、年間の総額がかえって高くなることがあります。費用の内訳や対応範囲が曖昧な契約は特に注意し、初期費用とランニングコストのバランス、契約書の記載内容を事前に必ず確認しておきましょう。

注意点③：中古複合機は保守コストが高くなることも

中古の複合機は、導入費用を抑えられる点がメリットです。初期投資をできるだけ抑えたい企業にとって、選択肢として検討しやすい面があります。

しかし、中古機は新品と比べて部品の交換やメンテナンスの頻度が増える傾向があり、その分、保守料金がやや高めに設定される場合があることを理解しておきましょう。

また、製造からの年数が経過するほど部品在庫が減少し、修理が難しくなってきます。

X上でも、次のような投稿が見られました。

今朝は出勤して事務所に入るなり

複合機からピーピー音が

トラブルコードが出て使用できず！

直ぐに修理依頼し昼過ぎには直りましたが

言われちゃいました

今年の12月で保守が満了です

そしてこの機種は部品も殆んどありません

だって！

まだまだ使えるのにな～！ pic.twitter.com/J1yuG5ijYv

— 草木ドライブイン (@DKusaki) August 28, 2023

中古機では保守対応に制限が生じやすい場合があることも念頭に置いておくといいでしょう。

導入コストだけで判断せず、運用中の維持費やリスクを含めて総合的に比較検討しましょう。

まとめ

いかがでしたか。複合機は日々の業務を支える欠かせない存在です。

だからこそ、突然の不調や故障が起きたとき、どれだけ早く復旧できるかが業務全体の効率を大きく左右します。

保守契約を結んでおけば、故障時の修理対応はもちろん、トナーの手配など、日々のメンテナンスも任せられるため、安心して運用を続けることができます。

契約後のトラブルを防ぐためには、次のような点を事前に確認しておきましょう。

• 契約内容や費用の内訳が明確か
• 対応範囲やサポート体制が自社の運用に合っているか
• 契約期間や更新条件に不明点がないか

複合機の保守契約は、本体導入時に同時に結ぶのが一般的です。

契約後に別の業者へ変更するのは難しいため、契約前に保守サービスの内容と費用の内訳をしっかり確認しておきましょう。

弊社では、複合機の導入前のヒアリング・機種選定から、購入・リース、導入後の保守契約までを一括でサポートしています。
お困りごとがあれば、専門のスタッフが迅速かつ丁寧に対応いたします。

複合機の導入や入れ替えを検討している方、または現在の契約に不安や不満をお持ちの方は、ぜひ一度ご相談ください。
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