【アンケート調査】当社のメールソフト使用状況に関する驚きの回答結果！

こんにちは。IT解決コラム編集部です。

今回、当社の従業員を対象に「社内でどのメールソフトがどれだけ利用されているかについてのアンケート調査」を実施したため、その回答結果をご紹介いたします。

結論からお伝えすると、社員の約9割がGmailを使用している一方で、一部からは「他のメールクライアントも柔軟に使用したい」と望む声がありました。
また、4割以上の社員がメーラー変更に消極的という結果も明らかになりました。

アンケート調査に至るまでの当社の課題感については、以前掲載した「【仕事効率化】社内のメーラーを統一するメリットとデメリットとは？」の記事も併せてご覧ください。

社内で利用するメーラーの選択や変更を検討している際にご参考になれば幸いです。
それでは回答結果を紹介していきます。

①使用しているメーラーの割合は？

1. Gmail：89.92%
2. Thunderbird：4.4%
3. Outlook 2013:3.3%
4. Outlook〈Microsoft 365版〉:1.1%

当社では数年前からGmailへの統一を図っていることから、Gmailをメインに使用している社員が全体の約9割を占める結果になりました。

部署別メーラー使用件数は？

• A利用部門：全社員がGmai
• B利用部門：全社員がGmail
• C利用部門：Gmail（4人）、Oulook 2013（1人）、Outlook Microsoft365版（1人）
• D利用部門：全社員がGmail
• E利用部門：Gmail（4人）、Thunderbird（1人）、Outlook2013（2人）
• F利用部門：全社員がGmail
• G利用部門：Gmail（26人）、Thunderbird（3人）
• H利用部門：全員がGmail

②現在使っているメーラーの使用感は？

• 使いやすい：43.44％
• やや使いやすい：21％
• 普通：23％
• やや使いにくい：7％
• 使いにくい：3％

アンケート結果によると、64％の人が自分が使用しているメーラーを「使いやすい」「やや使いやすい」と評価し、メーラーの使い勝手に満足していることが明らかになりました。

各メーラーごとに詳細をアンケートしてみたところ、以下の回答でした。

Gmailの使用感について

• 使いやすい：37.42％
• やや使いやすい：20.22％
• 普通：22.25％
• やや使いにくい：7.8％
• 使いにくい：3.3％

57％の人が「使いやすい」または「やや使いやすい」と回答しました。

Thunderbirdの使用感について

• 使いやすい：50％
• やや使いやすい：25％
• 普通：25％

Thunderbirdは利用者の母数が少ないのもありますが「使いにくい」という回答は0でした。

Outlookの使用感について

• 使いやすい：100％

Outlookも利用者の母数が少なかったからなのか、全員が「使いやすい」という回答でした。

③各メーラーの良い点、悪い点についての意見まとめ

良い点と悪い点を自由回答形式で質問した結果、多くの興味深い意見が寄せられました。
少し多いですが、箇条書きでご紹介します。

Gmailの良い点は？

• 「メール管理がしやすい」
• 「検索の利便性がよい（ヒットしやすい、複数キーワードで検索できる）」
• 「動作が軽い」
• 「セキュリティ面で強い」
• 「プライベートでも使っているので慣れている」
• 「シンプルで使いやすい」
• 「使い方が簡単」
• 「アイコンがわかりやすい」
• 「スマホでも見れる」
• 「Google Chatやスペースも一緒に見れるので効率が良い」
• 「機能が多い、メールの振り分けが便利」
• 「電話帳のスマホやグーグルフォーム、スプレットシート等多種サービスと連携して使用できる」
• 「返信メールが元のメールに連なっていくため見やすい」
• 「使用ユーザーが多いため、わからないことも検索すれば大体解決する」

Gmailの良い点として「使いやすい」「シンプルで見やすい」「スマホからもアクセスができる」という声がありました。
また、Gmailは個人でも利用されることが多いためか、プライベートでの利用経験が職場での効率的な使用に寄与していることが推測できます。

Gmailの悪い点は？

• 「ラベル分けが使いにくい」
• 「迷惑メールではないのに迷惑メールフォルダに入っていることがある」
• 「メールの作成画面がデフォルトだと小さい」
• 「再送機能がない」
• 「慣れないとどういう機能があるのかわかりづらい」
• 「一連のメールが重なって表示されるため、確認しやすいこともあれば、転送や宛先を絞ったりするとわかりにいこともある」

Gmailはセキュリティが厳しすぎるあまり、重要なメールが誤って「迷惑メール」フォルダに振り分けられることがあるようです。
筆者の場合は、重要なメッセージを見逃さないよう「受信トレイ」だけでなく「迷惑メール」フォルダも確認するようにしています。

Thunderbirdの良い点は？

• スクロールで過去のメールを確認できる（Gメールではできない）

Gmailでは以下の画像のように表示されるため、過去のメールを閲覧する際に「＞」マークをクリックする必要があり、一部のユーザーにとっては不便に感じられるかもしれません。

対照的に、Thunderbirdでは過去のメールをシームレスにスクロールして確認できるため、連続したメールの流れを追いやすく使い勝手が良いと感じました。

Thunderbirdの悪い点は？

母数が少なかったためか、今回したアンケート調査の中からOutlookへの悪い点に関する回答はありませんでした。

Outlookの良い点は？

• お客様もOutlookの使用が多く、質問や問い合わせがあった際に対応しやすい
• 企業が一般的に使用しているため仕様を理解しやすい

こちらは当社特有の意見かもしれませんが、当社ではPC・IT機器の遠隔サポートサービスを提供しているためか、社員から「Outlookを利用しているお客様が多く、Outlookのほうがお客様とのコミュニケーションが円滑に行える」という意見がありました。

一般社団法人日本ビジネスメール協会による「ビジネスメール実態調査2023」によると、仕事で利用しているメールソフトの第1位は「Outlook」（57.16%）となっており、Outlookの使用率が半数を超え、非常に高いことが分かります。

Outlookの悪い点は？

こちらも母数が少なかったためか、今回したアンケート調査の中からOutlookへの悪い点に関する回答はありませんでした。

④現在使用のメーラー選択理由について

多くの社員が「会社指定」に従って、メーラーを選んでいるようです。

⑤メーラー変更に対する積極度合いは？

• 積極的：13.14%
• 普通：41.42％
• 消極的：43.44％

メーラー変更に対して、半数以上が「積極的」「普通」と答えた一方で、業務の都合上、変更に消極的な人も少なくないという事実が浮き彫りになりました。
中には「過去メールも大切な情報源のためメーラー変更をしたくない」という意見もありました。

筆者も業務用メーラーをThunderbirdからGmailへ移行した経験がありますが、最初はインターフェースの違いに戸惑いがあったことを覚えています。特に、Thunderbirdのシンプルなデザインに慣れていたため、Gmailの多機能ながらも複雑なレイアウトに迷いながら操作を行っていました。

メーラー変更には時間がかかりますし、やはり「慣れ」というのは業務スピードにも大きく影響を与えるため、消極的になるのも理解できます。

⑥1日のメール受信件数は？

• 100件未満：63%
• 100件～199件：20%
• 200件以上：15%
• 不明：2%

1日200件以上のメールを受信している社員がいることが分かりました。ちなみに、筆者は1日20～30件程度のため、1日200件となると確認だけでもかなり大変そうな印象を受けました。

在籍年数が長い社員や事務職の社員は、多くのプロジェクトやチームのコミュニケーションに関わっているためか、他の社員よりも比較的メール件数が多い傾向にありました。

⑦1日の送信件数は？

• 10件未満：53%
• 10～49件：38%
• 50件以上：8%
• 不明：1%

1日に50件以上もメールを送信している社員がいることが明らかになりました。

一方で、10件未満の社員も全体の53%を占めています。
筆者もこのグループに属し、1日大体5件前後です。最近は社内連絡にGoogleChatなどのチャットツールを利用することが増え、結果としてメールの送信頻度は減りました。

⑧1日のメールの確認回数は？

• 10回以上：65%
• 5～9回：21%
• 2～4回：11%
• 1日1回：3%

1日にメールを10回以上確認する人が最も多く、全体の65％を占めていました。多くの人が1時間に1～2回程度メールチェックをしているようです。

⑨メーラーをオフラインで使用する頻度は？

• 「よくある」：13%
• 「ときどきある」：16%
• 「ほとんどない」：64%
• 「よくわからない」：7%

6割はオフラインでは使用していないことが分かりました。筆者自身も同じく、オフラインで使用したことはありません。
一方で、オンラインで使用する人は、外出する頻度の高い営業職の社員が多い傾向にありました。

メーラーごとのオフライン使用頻度を詳しく見てみると、以下のようになります。

Gmailでのオフラインで使用する頻度

• 「よくある」：11%
• 「ときどきある」：17%
• 「ほとんどない」：65%
• 「よくわからない」：7%

Gmail以外をオフラインで使用する頻度

• 「よくある」：37%
• 「ほとんどない」：50%
• 「よくわからない」：13%

⑩自動振り分け機能の使用有無について

• 「使用している」：41%
• 「使用していない」：40%
• 「よくわからない」：19%

この中でも自動振り分けをしている社員、そしてGmailのみを使用している社員の中で「自動振り分けを使用」しているか調査してみました。

自動振り分けの条件登録件数

• 20件以下：28人
• 21件以上：10人
• 不明：3人

Gmailのみ使用している社員の自動振り分け機能の使用について

• 「自動振り分けを使用している」：37%
• 「使用していない」：43%
• 「よくわからない」：20%

メールの受信件数が多い方は自動振り分けをしておくことで、メールの重要度を見分けられるため利便性がよくなります。

筆者の場合は1日のメール受信件数が20～30件と少ないことから自動振り分けを設定せず、全て目を通すようにしています。

⑪アドレス帳の使用有無について

• 「アドレス帳を使用している」：29.30%
• 「アドレス帳を使用していない」：44.45%
• 「よくわからない」：24.25%

アドレス帳を使用していない社員が全体の4割以上いました。
筆者自身も過去を振り返ると、アドレス帳を使用して連絡したことはありませんでした。

Gmailのみ使用している社員のアドレス帳の使用有無

• 「アドレス帳を使用している」：23.26%
• 「アドレス帳を使用していない」：42.47%
• 「よくわからない」：24.27％

Gmailユーザーは、アドレス帳を使用していない人が4割以上を占めました。

Gmail以外を使用している社員のアドレス帳の使用有無

• 「アドレス帳を使用している」：75%
• 「使用していない」：25%

反対に、Gmail以外のユーザーは75％がアドレス帳を使用していると回答し、メーラーによって比率が逆転する結果となりました。

⑫メール転送機能の使用有無について

• 「使用していない」が71%
• 「よくわからない」が27%
• 「使用している」が2%

⑬古いメールや広告メールの定期的な削除対応について

• 「対応している」：50%
• 「対応していない」：25%
• 「よくわからない」：25%

こちらは、OutlookまたはThunderbirdを利用しているユーザーにのみ、メールの削除対応を行っているかどうかを質問したところ、ちょうど半数の社員が定期的に古いメールや広告メールの削除対応を行っている結果となりました。

削除対応をせずに「容量が満杯になったら消していく」という考えの社員も一定数いるということでしょうか。

アンケート概要

まとめ

今回は情報システム部と協力して「社内のメールソフト使用状況に関するアンケート」を実施し、その回答結果をご紹介いたしました。

改めて結論をお伝えしますと、社員の約9割がGmailを使用している一方で、一部からは「他のメールクライアントも柔軟に使用したい」と望む声がありました。
また、4割以上の社員がメーラー変更に消極的という結果も明らかになりました。

しかし、社内で利用するメールクライアントが複数に分散している場合、管理コストが増加し、効率が悪くなってしまいます。

会社としてはメーラーの統一を図ることが望ましいですが、現場社員からは使い勝手や特定の機能に対する多様な意見が寄せられており、一筋縄ではいかない課題となっています。

メーラー変更は一時的な生産性の低下を招く可能性が考えられる

基本的に、メールクライアントを一本化することには多くのメリットがあります。しかし、前回の記事で述べたように「Thunderbird」や「Outlook」の操作に慣れている社員が突然「Gmail」に切り替えると、メーラー移行後、慣れない間は使い勝手が悪く、生産性低下につながることも予想されます。

当社では定期的に情報セキュリティ委員会を開催し、社員の多様な意見を聞きながら、OutlookとThunderbirdそれぞれの特有の操作を特定し、これらの課題を一つずつ解決し、徐々に移行を進めていく予定です。

今回は、メーラー統一に関する記事の第2弾を書かせていただきました。
中には、当社と同じ課題をもつ企業様もいらっしゃるかと思いますので、今後も続報をお伝えしていければと考えています。第3弾についてもぜひお楽しみにお待ちください。