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コピー機の選び方
初めてでも失敗しない！
「コピー機・複合機を導入する際、何を基準に選べばいいのか」と悩まれる担当者様は少なくありません。
選び方を誤ると、余計なコストがかかったり、使いにくさから業務効率が下がったりと、長期的な損失につながりかねません。
ここでは、初めて導入・入れ替えをご検討される方でも失敗しない「コピー機選びの6つのポイント」を分かりやすく解説します。
コピー機・複合機は印刷速度（1分間に出力できる枚数）が速い機種ほど、本体価格も高くなります。
同じメーカーでも25枚/分の機種と50枚/分の高速機種では、本体価格に50万円以上の差が出ることもも珍しくありません。
そのため、「毎月どれくらいの枚数を印刷するか（月間印刷枚数）」を基準に、自社に最適なスペックを見極めることがコスト削減の第一歩です。
初めて導入される方は、まずは以下の簡易シミュレーションで自社の月間印刷枚数を算出してみましょう。
お客様の月間印刷枚数
約0枚
| 月間印刷枚数 | 印刷速度 | タイプ |
|---|---|---|
| 500~3,000枚 | 20~25枚/分 | コスト重視 |
| 3,000~5,000枚 | 25~30枚/分 |
バランス重視
|
| 5,000~7,000枚 | 30~45枚/分 | |
| 7,000~9,000枚 | 45~60枚/分 | スピード重視/大量印刷 |
| 9,000~11,000枚 | 60~70枚/分 | |
| 11,000枚~ | 70枚/分~ |
モノクロ機とカラー機のどちらを選ぶかは、単純な費用だけでなく「用途や使い方」で判断することが重要です。
カラー機は、提案書やプレゼン資料、チラシなど、見た目や相手への印象を重視する印刷物が多い企業に向いています。一方で、請求書や社内伝票など、文字中心の印刷がメインの場合はモノクロ機が適しています。モノクロ機はカラー機に比べて本体価格が安いため、リース料金もその分抑えられます。
まずは「普段どんな書類を印刷することが多いか」を整理し、自社の業務スタイルに合ったタイプを選びましょう。
一般的に、同クラスの機種で比べるとカラー複合機はモノクロ機より20〜30％ほど高く、導入費用だけでなく保守費用にも差が出ます。
以下は、同一メーカーの同等クラス（毎分20〜30枚機）の価格比較例です。
| コピー機メーカー | モノクロ複合機 | カラー複合機 |
|---|---|---|
| A社 | 約40万円 | 約60万円 |
| B社 | 約45万円 | 約65万円 |
| C社 | 約50万円 | 約70万円 |
※ 実際の価格は、販売店やオプションによって変動します。
コピー機・複合機は、対応できる最大用紙サイズによって「A3対応機」と「A4対応機」に分かれます。
一般的なビジネス文書はA4が主流ですが、A4を見開きで印刷したい場合や、大きく印刷して確認したい場合など、A3が必要になる場面は意外と多いものです。
A3対応機はコスト面でA4機を上回りますが、あらゆる業務に対応できる安心感があります。
「普段どんな書類を、どのくらいの頻度で印刷するか」を事前に想定しておくことで、自社に必要なサイズが見えてくるでしょう。
複合機の基本機能は「コピー・プリント・スキャン・FAX」の4つですが、その他にも業務を効率化するさまざまな便利機能があります。
メーカーや機種によって標準搭載されている機能や追加できるオプションが違うため、自社の使い方に合わせて選ぶことが大切です。
以下に代表的な機能・オプションをご紹介していますので、自社に必要な機能をチェックしてみましょう。
複数ページの原稿を自動でスキャン・コピーできます。
印刷後に自動でホッチキス留めやパンチあけ、紙折りなどの仕上げ加工ができます。
スマートフォンやタブレットから直接印刷やスキャンができます。
クラウドストレージとの連携により、電子化した文書の保存や共有が簡単に行えます。
ICカード等で本人認証を行い、不正利用を防ぎます。
暗号化通信やデータ消去、アクセス制限により、データの安全性を高めます。
受信したFAXをパソコンの共有フォルダーやメールの受信ボックスに直接保存できる機能です。紙を使わずにFAXを管理できます。
通常の用紙サイズに加え、長尺やポスター、封筒など特殊なサイズにも対応する機能です。
コピー機・複合機を選ぶ際には、本体サイズも必ず確認しましょう。
卓上に置けるコンパクトなタイプも存在しますが、コンビニに置いてあるものが「一般的なサイズ」の目安です。
オフィスの広さによっては、搬入や設置が難しい場合もあるため、事前に設置場所の採寸をしておきましょう。
また、壁にぴったりつけてしまうと用紙やトナーの補充、点検作業ができなくなるため、周囲に人が作業できる「メンテナンススペース」を確保しておくことも忘れないようにしましょう。
コピー機・複合機の導入方法には、主に「リース」「レンタル」「購入」の3つがあります。このうち、短期的なイベントや一時的な利用を除けば、多くの企業が選ぶのは「リース」または「購入」のどちらかです。
初期費用を抑えたいか、トータルコストを下げたいかなど、企業の財務状況や利用目的によって最適な選択肢は異なります。
以下のポイントを参考に、自社に合った導入方法を検討しましょう。
| 項目 | リース | 新品購入 | 中古購入 |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 原則なし | 高額 |
必要 （新品購入よりは安い） |
| 保守料金 | 安い | 安い | 新品の約2〜4倍高い |
|
利用期間 （契約期間） |
3〜7年で選択可能 |
制限なし （保守対応期間による） |
制限なし （故障リスクあり） |
| 機器の状態 | 新品 | 新品 |
中古 （状態に個体差あり） |
| 中途解約 | 原則不可 | ー | ー |
| 経理処理 | 経費処理できる | 減価償却が必要 | 減価償却が必要 |
※購入の際、取得額が10万円未満の場合は、資産計上ではなく購入した期に全額を経費として計上可能。
コピー機・複合機は長く使う機器だからこそ、価格だけでなく導入後のサポートや業者の信頼性も踏まえて選ぶことが大切です。
01
価格だけでなく、サポート体制も確認しましょう。メーカー保守に加えて自社でメンテナンス対応している業者なら、より安心です。
02
トナー代や部品代が保守内容に含まれているか確認しましょう。本体が激安でも、毎月のカウンター料金が相場より高く設定され、結果的に損をするケースがあるため注意が必要です。
03
リース期間は一般的に3～7年ですが、中心は5年契約です。長期になるほど月額は安くなりますが総額は高くなるため、契約前に期間と総額を必ず確認しましょう。
理由
1
メーカー直だから
コスパ抜群
理由
2
月々の保守料金まで
しっかり抑えられる
理由
3
安心の
メーカー＋自社メンテ
理由
4
おかげさまで
取引実績5万社以上
理由
5
新規開業や個人事業主の
実績も豊富
理由
6
場所も納期も
柔軟に対応可能
※ 業界最安価格は京セラ製複合機が対象です。他メーカーの複合機も特別価格でご提案いたします。
※ 当社は、京セラ複合機の国内販売台数No.1の実績を持つ一次代理店です。
※ 一部の離島などは対応できない場合がございます。また、納期「2日」は確約ではございません。詳しくはお問い合わせください。
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導入コストはメーカーや機種、導入方法によって異なります。当社では、リースまたは購入のいずれかで導入いただけます。
リースの場合、主に複合機・コピー機の印刷速度によって料金が異なります。一方、購入の場合は新品か中古かによっても料金が変わります。
詳しい料金や条件については、ぜひお気軽にお問い合わせください。
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お客様の現状をしっかりと把握したうえで、初期費用を抑えられる導入方法や、月々の費用を節約できる使い方をご提案いたします。
できる限りご要望に沿った最適なプランをご提案いたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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複合機・コピー機の選定にあたり、「使用人数は何人か」「想定月間印刷枚数はどのくらいか」「必要な機能や用紙サイズは何か」「予算感はいくらくらいか」をお教えいただけましたら、こちらで最適な機種をいくつかご提案いたします。
「どのくらいかわからない」「まずは相談したい」といった方も、ぜひお気軽にご連絡ください。
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コピー機・複合機の使用年数は、「5〜7年くらい」が目安です。
業務用複合機は家庭用に比べて丈夫に作られていますが、毎日使っているうちに中の部品が少しずつ傷んできます。そのため、どの会社でもだいたい5〜7年くらいで入れ替えることが多いです。
また、複合機には「この機械は約〇万枚まで印刷できる」という耐久枚数が決められています。1日に数枚しか印刷しない複合機と1日に100枚印刷する複合機では、当然1日に100枚印刷する複合機のほうが寿命が短くなりやすいです。
厳密にいうと、コピー機は「コピーに特化した機械」です。それに対し、複合機は「コピー、プリント、スキャン、FAXなど複数の機能をまとめて備えた機械」を指します。しかし今では、コピーのみを行う専用機は少なくなっているため、慣例的に複合機のことも「コピー機」と呼ぶことが多いです。
インクジェットやレーザーは印刷方式の違いを表す言葉です。インクジェットは液体インクを吹き付けて印刷する方式で、色の再現性が高く、写真やグラフィック印刷に向いています。レーザーはトナーと呼ばれる粉を熱で定着させて印刷する方式で、滲みにくく、印刷速度が速いのが特徴のため、テキスト資料や大量印刷に向いています。
はい、コピー機・複合機はメーカーごとに印刷品質・耐久性・操作性などの特徴が異なります。たとえば、耐久性に優れたメーカーや、高画質な印刷に向いているメーカーなど、それぞれに得意分野があります。どのメーカーを選べばいいか迷ったときは、お気軽にお問い合わせください。
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月間印刷枚数とは、1か月あたりに複合機で印刷する枚数のことです。コピー機・複合機の機種選定では、想定される印刷量にあった機種を選ぶことが大切です。
あくまで目安ですが、小規模（〜5名程度）で月500~3,000枚程度、中小規模（～10名程度）で月3,000~6,000枚程度のケースが多いです。書類作成が多い業種や人数が多い企業では、月6,000枚を超えることもあります。実際の印刷枚数は、業種やペーパーレス化の有無によっても大きく異なります。
機種ごとに、標準で搭載されている機能と、オプションとして追加費用がかかる機能が異なります。また、機種によっては対応できない機能もあるため、利用したい機能がある場合は事前にご相談ください。
後から機能を追加できる場合もありますが、機種や機能によって対応の可否は異なります。ご希望の機能が後付けできるかどうかは、販売店に直接確認してみましょう。
無線LANは、対応機種であれば標準機能またはオプションで利用できます。レイアウト変更が多いオフィスでは、配線を減らせる点がメリットです。ただし、設置場所の電波環境によっては通信が不安定になることがあり、その場合は有線LANをおすすめすることもあります。
複合機の大手メーカーとしては、キヤノン・コニカミノルタ・富士フイルム・京セラ・シャープ・リコーの6社が代表的です。この6社は世界的にも高いシェアを持つ主要メーカーで、日本国内でも多くの企業が導入しています。このほか、ムラテック（村田機械）・東芝テック・OKI（沖電気工業）なども複合機メーカーとしてよく知られています。当社では、これら全メーカーの機種を取り扱っております。お客様の用途やオフィス環境、ご予算に合わせた最適な機種をご提案できますので、ぜひお気軽にご相談ください。
2025年時点で、主要コンビニチェーンで使われている複合機メーカーは以下のとおりです。
・セブンイレブン：富士フイルム製
・ファミリーマート：シャープ製
・ローソン：シャープ製
・ミニストップ：シャープ製
・デイリーヤマザキ：京セラ製
・セイコーマート：京セラ製
いずれも信頼性の高い日本メーカーの複合機が採用されています。これらのメーカーの複合機は、印刷品質や安定稼働に定評があるため、全国のコンビニでの大量の利用にも耐えうる品質を確保しています。
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